Tento projekt je financován z prostředků Evropského sociálního fondu prostřednictvím Operačního programu Lidské zdroje a zaměstnanost a obecního rozpočtu.

Městu Dobruška se opět podařilo získat dotaci z fondů Evropské unie, konkrétně z Evropského sociálního fondu prostřednictvím Operačního programu Lidské zdroje a zaměstnanost, a to na projekt "Efektivní úřad Dobruška" ve výši 1 376 116,- Kč, odpovídající 85% celkových nákladů. Byl tak splněn nezbytný předpoklad pro zahájení jeho realizace, k němuž došlo dne 1. 6. 2010. V současné době probíhá výběrové řízení na dodavatele služeb spojených s prováděním opatření zahrnutých do klíčových aktivit projektu, provádění kroků nezbytných pro splnění povinností žadatele týkajících se publicity projektu a nákup nezbytné výpočetní techniky. V pátek 11. 6. 2010 se konala schůzka všech vedoucích odborů za účelem jejich seznámení s projektem a jeho aktivitami.

Projekt si klade za cíl všestranně zefektivnit fungování městského úřadu. Jedná se vlastně o to, aby se ve všech činnostech úřadu dařilo dosahovat nejlepších možných výsledků a zároveň se snížil nezbytný objem k tomu potřebných úkonů. Projekt se skládá ze tří klíčových aktivit. První z nich, procesní analýza, zahrnuje procesní a personální audit, základní bezpečnostní audit dle požadavků normy ISO 27001, analýzu informačního systému městského úřadu a analýzu grafické a jazykové úrovně písemných výstupů úřadu. Výsledná procesní analýza bude zahrnovat SWOT analýzu a stane se podkladem pro navržení opatření směřujících k eliminaci slabých stránek a případných hrozeb plynoucích ze stávajícího uspořádání úřadu.

Další aktivita, identifikace charakteristik žádoucího a cílového stavu procesního řízení, si klade za cíl specifikaci stavu, kterého má být dosaženo v oblastech organizační struktury úřadu, procesů v něm probíhajících, procesní dokumentace, nakládání s informacemi, obsahové a formální stránky informačního systému městského úřadu a jazykové a formální úrovně písemných výstupů městského úřadu. Součástí realizace této aktivity je proškolení vedoucích odborů a oddělení a vedení městského úřadu v oblasti manažerských dovedností a zefektivnění práce s lidmi a 76 relevantních zaměstnanců v oblasti práce s citlivými daty.

Poslední aktivita, návrh implementace identifikovaných opatření procesní optimalizace městského úřadu, je z hlediska cílů i udržitelnosti projektu nejdůležitější. Její podstatou je převedení opatření uvedených v implementačním dokumentu z teoretické roviny do roviny praktické. Tím je myšleno rozpracování jednotlivých opatření do konkrétních dílčích kroků, stanovení časového harmonogramu jejich plnění, který bude respektovat harmonogram uvedený v žádosti o dotaci na projekt EÚ Dobruška, určení osob odpovědných za jejich plnění, zavedení systému vyhodnocování postupu implementace a sledování harmonogramu plnění. Výstupem této aktivity jsou Metodiky procesní optimalizace, Metodika standardizace písemných výstupů a rozšířený a modernizovaný informační systém. Realizace projektu bude ukončena nejpozději dne 31. 5. 2011.

I přes zásadní úlohu dodavatele při uskutečňování jednotlivých cílů projektu je nezbytné, aby jeho realizátor, město Dobruška, disponoval týmem dostatečně kvalifikovaných lidí, kteří za projekt ponesou odpovědnost. Za tímto účelem byl stanoven realizační tým složený z projektového manažera, majícího za úkol vést a koordinovat práce na projektu, administrátora projektu, pověřeného vyřizováním agendy s projektem spojené a finančního manažera, majícího na starosti finanční řízení projektu. Za průběh činností spojených s jednotlivými klíčovými aktivitami projektu odpovídají manažer procesního řízení a manažer pro vzdělávání a personalistiku. Vzhledem k charakteru projektu však lze říci, že pro jeho úspěšnou realizaci je nezbytné zapojení všech, jichž se projekt týká. Jenom tak může být dosaženo všech stanovených cílů projektu.

Jak bylo již řečeno výše, projekt se týká zejména úředníků. V konečném důsledku by však jeho dopady měli pocítit všichni, kteří přijdou do styku s libovolným pracovištěm městského úřadu, neboť zlepšení v oblasti fungování vnitřních procesů úřadu se zákonitě projeví i ve vztahu k jeho klientům. Jinými slovy, i když projekt "Efektivní úřad Dobruška" si předsevzal ovlivnit v pozitivním slova smyslu vnitřní strukturu úřadu, směřuje v zásadě ke zvýšení spokojenosti každého z nás s jeho prací a tím pádem i ke zlepšení jeho obrazu na veřejnosti.

V září roku 2010 byla zahájena realizace projektu "Efektivní úřad Dobruška" podpořeného z Evropského sociálního fondu prostřednictvím Operačního programu Lidské zdroje a zaměstnanost částkou 1 376 116,- Kč. Projekt usiluje o všestranné zefektivnění fungování městského úřadu. Jedná se vlastně o to, aby se ve všech činnostech úřadu dařilo dosahovat nejlepších možných výsledků a zároveň se snížil nezbytný objem k tomu potřebných úkonů a čas nutný k jejich provedení. Další cíl projektu představuje standardizace těchto úkonů (provádí-li daný úkon různí úředníci, musí jej provádět stejně), zavedení kontrolních mechanismů plnění povinností, vytvoření systému sledování kvality jejich provádění a sjednocení vzhledu a formálních náležitostí dokumentů, zejména pak těch, které opouštějí úřad.

Veškeré činnosti probíhající na úřadu byly rozděleny z hlediska časového a věcného do několika skupin, a to tak, že každá skupina vlastně představuje jeden proces. Jinými slovy, proces není nic jiného než soubor časově a věcně provázaných činností. Procesy se dále dělí na procesy řídící (určují jakýsi existenční rámec pro všechny ostatní procesy, př. - Řízení rozpočtu), hlavní (sem patří všechny činnosti směřující vně úřadu a služby občanům, př. - Správní řízení) a podpůrné (zajišťují podmínky pro to, aby řídící a hlavní procesy mohly vůbec probíhat, př. - Personální řízení, Údržba a opravy majetku).

Následný krok představovalo sestavení pracovních postupů jednotlivých procesů včetně definování odpovědností a sledovaných kvantitativních a kvalitativních ukazatelů. Kromě toho byl vytvořen grafický manuál a šablony dokumentů, zpracována problematika zabezpečení informací dle klasifikace udávající stupeň důvěrnosti, stanoveny postupy pro správu a zabezpečení provozu informačních systémů a zařízení apod. Všichni členové realizačního týmu projektu pak spolupracovali na tvorbě plánu kontrol plnění jednotlivých směrnic a dodržování pracovních postupů a stanovili cílové hodnoty jednotlivých kvantitativních (př. - počet výkonů) a kvalitativních (př. - počet stížností) ukazatelů včetně lhůty pro jejich dosažení. Míra dosahování cílových hodnot se stane nástrojem pro měření efektivity a produktivity práce.

V těchto dnech jednotliví zpracovatelé dokončují dokumenty, za které odpovídají, a předkládají je do připomínkového řízení. Takto zpracované dokumenty se podrobí schvalovacímu procesu. S ohledem na celkovou inovativnost těchto výstupů bude stanovena zkušební lhůta, po jejímž uplynutí dojde k celkové revizi celého systému procesního řízení a k případným úpravám jednotlivých směrnic a pracovních postupů.

Jak již bylo naznačeno výše, projekt si klade za cíl zefektivnění práce úředníků. Jednotné a srozumitelné pracovní postupy nejenže usnadní práci stávajícím pracovníkům, ale též napomůžou při zapracovávání těch nových. Nastavení systému kontrol a managementu kvality povede ke snížení chybovosti, zpřesnění rozhodovacích procesů a projeví se pozitivně na tom, čemu se v podnikatelské sféře říká uživatelský komfort. Dopady změn vyvolaných projektem pocítí všichni, kteří přijdou do styku s libovolným pracovištěm městského úřadu, neboť zlepšení fungování procesů probíhajících uvnitř úřadu se zákonitě projeví i ve vztahu k jeho klientům. Projekt "Efektivní úřad Dobruška" si v první řadě předsevzal ovlivnit v pozitivním slova smyslu vnitřní strukturu a procesy probíhající na úřadu, avšak v zásadě směřuje ke zvýšení spokojenosti každého z nás s jeho prací a tím pádem i ke zlepšení jeho obrazu na veřejnosti.